Gestion de flotte automobile : calculer et optimiser votre TCO

Le calcul du coût total de possession (TCO pour Total Cost of Ownership en anglais) d’une flotte automobile peut rapidement virer au casse-tête. S’il est considéré comme l’alpha et l’oméga de la gestion de parc automobile, il n’est pourtant adopté que par 66% des entreprises françaises selon l’Observatoire du Véhicule d’Entreprises (OVE).

Qu’est-ce que le TCO ?

Il faut avant tout comprendre ce qu’est le TCO avant de vouloir l’optimiser ! Ces trois lettres désignent le Total Cost of Ownership (Coût total de possession). Derrière les frais directs liés à l’achat ou à la location d’une flotte de véhicules, il y a des dépenses induites parfois négligées et pourtant significatives ! 

Lorsque l’on s’engage sur la voie du calcul de TCO pour une flotte automobile, la principale erreur consiste à vouloir mettre en place des calculs trop complexes. A vouloir démêler l’écheveau des charges non déductibles sur l’impôt sur les sociétés, prendre en compte le moindre des paramètres liés à l’utilisation d’un véhicule, le gestionnaire de flotte risque de se perdre en chemin.

Comment calculer le TCO ?

Pour optimiser le TCO de votre flotte, vous avez d’abord besoin d’en avoir une vision claire et représentative. Pour cela, vous devez prendre en compte les éléments basiques qui vous permettent de calculer votre coût total de possession.

Évaluer les frais fixes

Un certain nombre de dépenses ont un montant fixe connu à l’avance :

• Le montant du loyer ;
• Les charges d’intérêts (en cas de financement bancaire) ;
• Le montant des primes d’assurance ;

La fiscalité (taxes et charges sociales si le véhicule entre dans la catégorie des avantages en nature).

Estimer les coûts variables

À cette équation de base, viennent s’ajouter différentes variables qui sont directement liées à l’usage du véhicule lui-même :

• L’énergie (carburant ou électricité);
• L’entretien/Réparation ;
• Les pneumatiques ;
• La sinistralité ;
• La formation des collaborateurs à la prévention et à la sécurité routière ;
• Les frais de gestion du parc de l’entreprise.

Ces différents postes budgétaires sont ceux sur lesquels, en tant que gestionnaire, vous disposez de leviers d’action lorsque vous décidez d’engager un projet d’optimisation du TCO.

Tenir compte des autres frais de déplacement

Vous pouvez aller toujours plus loin dans le calcul de vos coûts en ne vous limitant pas au TCO et en intégrant dans votre démarche, la notion de TCM pour Total Cost of Mobility. Dans ce cas, vous devrez encore faire entrer de nouveaux critères en ligne de compte. Au TCO viendront alors s’ajouter :

• Les frais de taxis ;
•  Les frais de trains, avions ;
• Le coût des transports en commun (en tenant compte de la participation de votre entreprise aux abonnements mensuels) ;
• Les frais périphériques de déplacement (hébergement, restauration, covoiturage, location de véhicules).

Quelles différences entre le TCO prévisible et le TCO réel ?

Le TCO prend ainsi en compte le financement, l’entretien, l’assurance, auxquels il ne faut surtout pas oublier d’ajouter les frais de gestion, le carburant, les parkings, les péages et les dépenses imprévues !

Il faut distinguer vos prévisions de la réalité… Le TCO prévisible se fonde notamment sur les informations fournies par les loueurs et les constructeurs. Le TCO réel quant à lui fait la synthèse de trois TCO : le TCO Véhicule, le TCO Conducteur et le TCO Flotte.

C’est en distinguant ces trois types de coûts que vous parviendrez à dégager les leviers d’optimisation éventuels. En outre, vous devrez faire entrer en ligne de compte la somme des coûts prévisibles, pondérée par les frais directs ou indirects, générée par les utilisateurs dans des conditions normales de conduite.

Ces dépenses imprévues sont occasionnées par un élément par nature incertain : le facteur humain. Si l’on s’en réfère aux études de l’OVE en la matière, le TCO véhicule représente 75% du TCO réel, alors que le TCO Conducteur atteint 20% et le TCO Flotte 5% seulement. Dans une logique d’optimisation des coûts, mieux vaut hiérarchiser vos efforts.

Nos 3 conseils pour optimiser votre TCO

Il est possible d’optimiser le coût de sa flotte en intégrant, dans le calcul du TCO, la somme des coûts prévisibles générés par les utilisateurs dans les conditions normales de conduite. On retiendra des facteurs tels que la surconsommation liée à l’attitude du conducteur, les jours d’immobilisation liés à l’accidentologie, etc. Une fois le TCO réel calculé, il faut tout mettre en œuvre pour le réduire. Vous pouvez pour cela agir sur trois axes clés.

Réduire le TCO Conducteur

Le premier levier d’amélioration du TCO de votre flotte auto, c’est le facteur humain. En formant les collaborateurs à l’écoconduite, en les sensibilisant à améliorer leurs comportements routiers, vous agirez sur les consommations de carburant, mais limiterez également l’accidentologie.

Par ailleurs, dans une optique de maîtrise des coûts pour limiter le TCO tout en facilitant les déplacements de collaborateurs, mieux vaut renouveler régulièrement les véhicules de façon à limiter les frais d’entretien. N’oubliez pas également de disposer de motorisations toujours plus sobres !

Renégocier les contrats d’assurance

Vos collaborateurs ont suivi une formation ? Ils ont une attitude plus responsable et la sinistralité a baissé ? Contactez votre compagnie d’assurance et demandez une réévaluation de vos primes d’assurance. Moins d’accidents, moins de risques pour l’assurance, les prix doivent baisser ! Pour optimiser votre TCO, vous pouvez envisager de faire jouer la concurrence, tous les 2 à 3 ans par exemple.

Repenser la politique de déplacement

Faire moins de kilomètres, c’est possible en effectuant un effort de rationalisation des déplacements. En définissant une Car Policy, vous posez les fondements de l’utilisation des véhicules, et contribuez à l’optimisation des trajets ! Vous pouvez également mettre à disposition des solutions de mobilités alternatives pour limiter l’usage des véhicules de la flotte à chaque fois que c’est possible pour limiter non seulement la consommation d’énergie non indispensable, mais aussi l’usure prématurée de la flotte. En développant des solutions d’autopartage internes, il est possible de maximiser le taux d’utilisation du parc pour une meilleure rentabilité.

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