Les avantages en nature (AEN) des véhicules de fonction
Mise à jour février 2024
La mise à disposition d’un véhicule pour un salarié, de manière permanente et pour une utilisation privée constitue un avantage en nature (AEN). Il importe peu que l’employeur soit propriétaire ou locataire du véhicule.
L’évaluation de l’avantage en nature peut se faire au réel ou au forfait. La décision revient à l’entreprise – le plus souvent après concertation avec les intéressés ou leurs représentants –, qui a la possibilité de réviser en fin d’exercice l’option qu’elle a prise, mais qui peut également ne pas prendre les mêmes bases de calcul pour tous les bénéficiaires.
Calculer l’AEN sur la base des dépenses réelles
L’évaluation se fait sur la base des dépenses réellement engagées : l’utilisateur du véhicule comme l’entreprise doivent pouvoir produire tous les justificatifs. En pratique, cette solution ne sera retenue que si le kilométrage effectué à des fins privées est peu important. Elle prend en compte l’amortissement du véhicule :
- 20 % les cinq premières années ou 25 % les autres premières années pour des véhicules dont l’usage est intensif ;
- 10 % au-delà.
Il faut entendre par prix d’achat le prix réellement payé par l’entreprise en cas d’achat sur fonds propres ou à crédit, ou par le loueur en cas de location (crédit-bail ou LLD).
Attention ! Ce prix d’achat ne tient pas compte des éventuels aides ou bonus, pas plus d’ailleurs que des malus qui sont, fiscalement, des taxes sur les certificats d’immatriculation.
Au prix d’achat, s’ajoutent :
- les dépenses de parking et de péage ;
- les frais de carburant, s’ils sont pris en charge par l’entreprise, pour les kilomètres réalisés à titre privé.
L’AEN se calcule en multipliant la somme obtenue par le nombre de kilomètres annuels effectués à titre privé divisé par le nombre total de kilomètres parcourus. Si la détermination exacte du kilométrage effectué à titre privé est difficile ou si le calcul des dépenses réelles se révèle impossible, l’avantage en nature est obligatoirement évalué en prenant pour base les forfaits prévus par l’arrêté du 10 décembre 2002.
Évaluer l’AEN forfaitairement
C’est la solution la plus sûre au regard de l’administration en cas de contrôle. Cela facilite la vie des entreprises, mais il faut faire la distinction entre les voitures achetées et les voitures louées.
En cas d’achat
l’évaluation se fait sur la base de 9 % du prix d’achat TTC pour un véhicule de moins de 5 ans, et 6 % pour un véhicule de plus de 5 ans. Il faut y ajouter les frais de carburant s’ils sont payés par l’entreprise :
- pour leur montant réel s’il peut être précisément justifié ;
- forfaitairement dans les autres cas : on ajoute alors 3 % aux 9 % (ou aux 6 %) du coût d’achat TTC.
En cas de location (crédit-bail ou LLD)
L’évaluation se fait sur la base de 30 % du coût global annuel TTC. On entend par coût global la location, l’entretien, l’assurance… Il faut y ajouter les frais de carburant s’ils sont payés par l’entreprise :
- pour leur montant réel s’il peut être précisément justifié ;
- forfaitairement dans les autres cas : on ajoute alors 10 points aux 30 % du coût global de la location TTC.
Important ! L’administration plafonne le montant de l’AEN.
En cas de LLD, pour calculer ce plafond, il faut considérer le véhicule comme s’il avait été acheté par l’entreprise qui, en réalité, n’en est que locataire. Il faut prendre en compte les taux de 9 % (hors carburant) ou de 12 % (carburant compris) du prix d’achat TTC remisé : c’est-à-dire apprécié avec un abattement de 30 % maximum sur le prix catalogue conseillé par le constructeur. Cette règle s’applique en premier lieu aux utilisateurs d’un véhicule mis à leur disposition par leur entreprise et qui font un très grand nombre de kilomètres par an. Les « gros rouleurs » seraient sinon nettement désavantagés par l’évaluation forfaitaire, car les loyers en LLD sont fonction du kilométrage annuel parcouru.
En résumé
Pour un véhicule thermique ou hybride l’avantage en nature sera évalué, au choix de l’employeur, soit sur la base des dépenses réellement engagées, soit sur la base d’un forfait. En complément le mode de calcul dépendra :
- du mode d’acquisition (location ou achat) ;
- de la prise en charge du carburant utilisé à titre privé
Le « coup de pouce » spécifique pour les véhicules électriques
Les règles des véhicules thermiques et hybrides s’appliquent aux véhicules électriques, à quelques nuances près.
‣Dans tous les cas, l’AEN subit un abattement de 50% plafonné à 1 964,90 € par an en 2024 ;
‣Lorsqu’un employeur met à disposition d’un salarié un véhicule fonctionnant exclusivement au moyen de l’énergie électrique et qu’il calcule l’AEN sur une base forfaitaire, l’évaluation sur la base de 30% du coût total comprend uniquement :
- la location
- l’entretien
- l’assurance du véhicule.
Les frais de mise à disposition d’une borne de recharge sont exclus même si celle-ci est utilisée exclusivement à titre privé puisque l’AEN est évalué à hauteur d’un montant nul.
Autrement dit, les frais d’électricité payés par l’employeur n’entrent pas en ligne de compte dans le calcul de l’AEN.
Les conditions exemptant les avantages en nature
Il ne peut y avoir d’avantages en nature lorsque :
- Le salarié restitue le véhicule lors de chaque repos hebdomadaire et durant les périodes de congés ;
- L’utilisation du véhicule pendant la semaine à titre privé (trajets domicile-travail) constitue le prolongement des déplacements professionnels effectués à l’aide du véhicule ;
- Le salarié paye une contribution financière, par exemple sous la forme d’une retenue sur salaire, et que cette contribution est supérieure au montant réel ou forfaitaire de l’avantage en nature ;
- Un véhicule utilitaire est mis à disposition des salariés si d’une part, il n’est utilisé qu’à des fins professionnelles et d’autre part, l’employeur l’a indiqué par écrit (règlement intérieur, circulaire, courrier écrit ou électronique…).
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