Optimiser la restitution : une question d’organisation

Limiter la perte de temps liée à la restitution d’un véhicule d’entreprise est un véritable casse-tête pour le gestionnaire de flotte. Mais avec un peu de méthode et quelques principes simples, c’est possible.

La formalité qui consiste à restituer les véhicules au loueur en fin de contrat est, qu’on le veuille ou non, mal vécue par la plupart des entreprises. La menace d’éventuels frais de remise en état n’est pas la seule explication. En effet, les chiffres sur lesquels communiquent certains acteurs tels que Leaseplan, Macadam ou encore ALD Automotive, indiquent que dans plus de 20% des cas, aucuns frais ne sont appliqués. Le Syndicat des Entreprises des Services Automobiles en LLD et des Mobilités (SESAMlld) quant à lui, indique que dans 95% des cas, 1 seul dommage non acceptable est constaté. Il existe en outre des astuces pour limiter les risques de mauvaises surprises lors de la restitution. Et pourtant, la procédure de restitution demeure anxiogène. La réalité est que cette étape de la restitution est un casse-tête organisationnel pour le gestionnaire de flotte.

Anticiper pour mieux s’organiser

La restitution, vous n’y couperez pas. Mieux vaut donc anticiper pour que celle-ci ne nuise pas à l’efficacité de vos collaborateurs, qui ont besoin d’une continuité absolue dans l’accès au véhicule. La principale difficulté est que l’ensemble des véhicules de la flotte (mis notamment à disposition des commerciaux) sont bien souvent géographiquement éparpillés.

Alerter un collaborateur de la remise de son véhicule au dernier moment est un véritable facteur de désorganisation. Les solutions de gestion de flotte offrent toutes un tableau de bord complet permettant de visualiser le contrat de location et ses échéances. C’est à vous, gestionnaires de flotte, qu’il revient de mettre en place les alertes en temps utiles. Trois mois avant la date de restitution théorique, commencez à prévenir le collaborateur par email ou par SMS. Profitez-en pour préciser les règles de bases d’une restitution réussie, notamment rassembler les documents et éléments essentiels :

• certificat d’immatriculation
• carnet d’entretien
• éventuellement carte de services et/ou de carburant
• certificat de contrôle technique si le véhicule a plus de quatre ans
• le double des clés

Malheureusement, trois mois avant l’échéance, c’est le délai idéal pour que le collaborateur oublie de se présenter dans vos locaux. Pensez à réitérer les rappels et la procédure à plusieurs reprises sans tomber dans le harcèlement.

Les dernières semaines avant la restitution effective sont capitales, notamment pour minimiser les risques de frais de remise en état. Si vous avez souscrit aux services d’un préparateur (mécanicien, carrossier), il doit pouvoir établir un pré-diagnostic du véhicule : une contrainte supplémentaire sur le plan organisationnel. Il faudra alors anticiper davantage les alertes et notifications adressées à vos collaborateurs. Lors du choix du prestataire, veillez à ce que ce dernier se situe dans un rayon de moins 20 km autour du périmètre d’intervention du collaborateur.

Instaurer la règle du : « C’est celui qui conduit qui restitue »

Considérant que lors de la phase de restitution, l’inspection en elle-même dure moins de 30 minutes, vous avez tout intérêt à ce que ce soit l’utilisateur qui se charge de la formalité avec le loueur ou le constructeur. Plutôt que d’organiser un dépôt du véhicule la veille au sein de l’entreprise et qu’un autre collaborateur emmène le véhicule chez le loueur, préférez édicter une règle simple : celui qui utilise le véhicule se charge de le restituer. Au-delà de l’optimisation de la procédure, vous y verrez un moyen de responsabiliser le conducteur qui devra alors lui-même faire face à l’inspecteur.