TCO/ROI : des outils pour optimiser les déplacements professionnels

Dans une société totalement digitalisée et avec des collaborateurs dotés de smartphones, l’optimisation de tournée et des voyages d’affaires sont à la portée de tous.En utilisant les outils pour optimiser les déplacements professionnels de vos collaborateurs, vous avez toutes les cartes en main pour rationaliser et faciliter la mobilité des collaborateurs, et ainsi maîtriser le rapport TCO/ROI.

Maîtriser vos coûts avec les outils d’optimisation de déplacement

L’optimisation du TCO est devenue une priorité. Qu’il s’agisse de maîtriser les coûts de la mobilité de vos collaborateurs ou de réduire l’impact environnemental de vos activités, repenser la mobilité autrement est devenu primordial.

Même si votre flotte de véhicules n’est pas encore 100 % connectée ou que vous n’avez pas encore exploré tout le potentiel de la télématique au service de la gestion de flotte, vous pouvez vous appuyer sur le taux d’équipement de vos collaborateurs en smartphone pour améliorer et rationaliser les déplacements professionnels.

En effet, certaines applications mobiles proposent des outils d’optimisation des déplacements afin de préparer leurs trajets. Les collaborateurs peuvent ainsi :

• affiner les distances et les temps de parcours
• avoir un impact global sur l’efficacité de leurs déplacements
• économiser le carburant, la fatigue et le temps.

Ils ont par conséquent un impact conséquent sur le rapport TCO/ROI.

Les tournées des techniciens et des commerciaux seront celles qui tireront le plus de bénéfices de ces outils, mais tous les profils au sein de l’entreprise seront aussi susceptibles d’être concernés.

Quels sont les outils d’optimisation des déplacements professionnels ?

Smartsolver de Biosolver

Cette solution se compose d’un programme pour PC et d’une application pour les téléphones mobiles. Lorsqu’un collaborateur envisage par exemple de se déplacer dans une zone qu’il définit avec la version PC de la solution, les données présentes dans le CRM de l’entreprise sont alors exploitées et croisées de façon à repenser et à optimiser les feuilles de route.

Ainsi, si le collaborateur doit rendre visite à plusieurs clients dans une même zone géographique, les feuilles de route sont automatiquement mises à jour pour rationaliser à la fois le temps de déplacement et le kilométrage.

Ces feuilles de route sont ensuite automatiquement envoyées sur le smartphone du collaborateur, qui pourra par ailleurs exploiter son carnet d’adresses et son agenda électronique pour consulter son planning sur son téléphone. Un simple clic sur une réunion dans la liste permet alors d’appeler le client ou de demander un guidage GPS vers le lieu de rendez-vous !

Cette solution permet également d’organiser les déplacements en tenant compte des impacts environnementaux. Il est plus simple de planifier les tournées dans les ZFE avec un véhicule électrique par exemple. Cela peut aussi permettre d’optimiser les déplacements en tenant compte de l’implantation des bornes de recharge si nécessaire.

Badger Maps

Conçu plus spécifiquement pour les commerciaux de terrain, Badger peut également être interfacé à tous types de solutions CRM. L’application guide le collaborateur d’un client à l’autre en optimisant les déplacements et en suggérant elle-même les contacts à proximité. Deux versions professionnelles sont disponibles à partir de 35€ environ par mois et par utilisateur.

Quels outils pour gérer et maîtriser les frais de déplacement ?

De plus en plus, la mobilité s’entend dans une dimension multimodale. Véhicule d’entreprise, location ponctuelle, voyages en train ou en avion puis utilisation des transports en commun… autant de modes de déplacement qui sont susceptibles de générer des frais (carburant, péages, location de véhicule) que le collaborateur devra justifier.

Spendesk est une application qui permet au collaborateur d’assurer un reporting en temps réel de tous ses frais de déplacement. Avec le capteur photo de son smartphone, il numérise les justificatifs et renseigne dans l’interface l’ensemble des informations liées à ses débours.

La direction financière peut, si elle le souhaite, allouer un budget spécifique pour chaque déplacement des collaborateurs, afin que ces derniers puissent s’adapter et maîtriser les coûts liés à leurs déplacements professionnels. C’est une solution qui contribue à abolir les frontières entre les directions métier, la direction financière, RH et le gestionnaire de flotte, en offrant une console centrale pour gérer les déplacements !