Solution de gestion de flotte : Des fonctionnalités clés pour gagner du temps

Obligations administratives, gestion technique, suivi de facturation, le gestionnaire de flotte joue un rôle pivot au sein de l’entreprise. Il doit répondre à de nombreuses sollicitations qui peuvent s’avérer redoutablement chronophages. Les éditeurs de solutions de gestion de parc innovent pour lui faire gagner du temps.

La vie d’un gestionnaire de flotte automobile n’a rien d’un long fleuve tranquille. Devenu un véritable homme-orchestre de la mobilité de l’entreprise, il est situé à la confluence des achats, de la direction administrative et financière, du pôle RH… De sa position stratégique, le gestionnaire de flotte est régulièrement  sollicité pour différentes requêtes qui peuvent compliquer son quotidien. Pour gagner en efficience, il peut s’appuyer sur des outils de gestion de flotte dont les fonctionnalités ne cessent d’être optimisées.

Générez des rapports automatiques

Il existe des dizaines de solutions de gestion de parc automobile sur le marché. De cette offre pléthorique découle un avantage majeur pour les entreprises : une saine émulation qui pousse les éditeurs à innover sans cesse et à ajouter dans leurs offres des fonctionnalités qui vous feront gagner un temps précieux. Au rang des outils essentiels aujourd’hui : la génération de rapports automatiques. Cette fonctionnalité dépasse largement le seul cadre du suivi du TCO ou des profils des conducteurs. Elle permet d’éditer des rapports sur l’état de chaque véhicule, ou sur les anomalies rencontrées par les automobiles présentes dans le parc. Pour cela, le gestionnaire de flotte définira différents critères via l’interface de la solution. Ces rapports multicritères, une fois composés, peuvent être envoyés aux collaborateurs par email. Il devient alors possible de les impliquer davantage dans une démarche d’amélioration de l’usage de la flotte ou de l’entretien régulier des véhicules mis à leur disposition.  

Le volet financier n’est pas en reste. Sur la base des loyers associés aux véhicules du parc, des consommations de carburants remontées en temps réel et à l’ensemble des variables liées à l’usage des véhicules, le gestionnaire peut réaliser un état précis de flotte. Les solutions permettent également de monitorer les coûts, véhicule par véhicule. Une vision à 360° rendue possible avec l’intégration des éléments de calcul du TCO et de la fiscalité : le gestionnaire peut ainsi définir des plans d’action adaptés et maîtriser ses budgets.

Planifiez les interventions techniques sur les véhicules

Parmi les missions clés du gestionnaire de flotte, assurer la disponibilité maximale des véhicules est une priorité absolue. Pour ce faire, il faut être en mesure d’organiser les interventions sur les automobiles afin de limiter les délais d’immobilisation et trouver des solutions pour assurer la mobilité des collaborateurs en toute circonstance. Les outils de gestion de flotte les plus récents intègrent des technologies prédictives qui, sur la base des données techniques collectées automatiquement sur les véhicules, permettent d’identifier, en amont, les dysfonctionnements probables ou tout simplement assurer le suivi d’entretien classique (vidange, pneus, etc.). L’accès permanent et en temps réel aux informations telles que le nombre de kilomètres parcourus et la quantité de carburant utilisé permet de contrôler le cycle de vie des véhicules.

Simplifiez-vous la gestion des amendes

Depuis le 1er janvier 2017, les entreprises doivent divulguer à l’ANTAI (Agence nationale de traitement automatisé des infractions) l’identité des collaborateurs qui ont commis des infractions au volant d’un véhicule d’entreprise.  Cette procédure, a priori simple et anodine, peut cependant virer vite au casse-tête lorsque l’entreprise fait rouler quotidiennement plusieurs centaines de collaborateurs. Les éditeurs de solutions de gestion de flotte, à l’instar de GAC Technology ou encore GR Analytics proposent désormais des modules qui permettent de répondre à cette obligation en quelques secondes.