Car policy : modèle et mode d’emploi

Vous renouvelez votre parc ? Vous cherchez à optimiser vos coûts ? Pour adapter vos véhicules aux besoins de vos collaborateurs, vous devez définir votre politique de gestion de flotte pour l’année, en réalisant votre car policy. Elle servira de feuille de route pour passer les commandes et optimiser vos coûts de déplacement en tenant compte des besoins de l’entreprise.

Qu’est-ce qu’une car policy ?

Une « car policy » est une charte qui fixe les conditions d’utilisation des véhicules de l’entreprise et les règles d’attributions selon le statut de chaque collaborateur. Elle a vocation à rassembler en un document unique, les droits et les obligations des collaborateurs vis-à-vis des véhicules de fonction qui sont mis à leur disposition.

La car policy répond à deux objectifs principaux :

•       Éviter tout litige avec les collaborateurs en établissant des règles précises et acceptées de tous.
•       Mettre en œuvre les conditions favorables à la maîtrise du TCO (Total Cost of Ownership) de la flotte.

Vous pouvez ainsi espérer réduire le kilométrage de vos collaborateurs, voire le nombre de véhicules utilisés. Rédiger une car policy, c’est, en quelque sorte, écrire une loi propre à l’entreprise qui pose les fondements de l’utilisation des véhicules, mais aussi sur l’organisation et l’optimisation des trajets !

Comment rédiger une car policy ?

Réaliser un audit de flotte automobile

Pour établir votre car policy, commencez par faire un audit de votre flotte automobile et sur vos intentions. Il ne s’agit pas de se limiter à dresser une simple liste des véhicules, mais bien de cerner les besoins réels de l’entreprise et de ses collaborateurs sur le terrain. 

Réunissez autour de la table la direction générale, la direction financière, les responsables des achats, le gestionnaire de flotte et définissez ensemble : 

• les types de véhicules
• les marques
• les modèles
• les différents niveaux d’équipement des véhicules
• la durée d’utilisation du véhicule
• le kilométrage maximum par modèle

Impliquer les collaborateurs 

La charte a notamment pour mission d’influer sur le comportement des collaborateurs vis-à-vis des véhicules mis à leur disposition. Il est dès lors judicieux de les impliquer dans le suivi et l’entretien du parc.

L’intégration de véhicules électriques ou hybrides rechargeables peut être également l’occasion de leur faire suivre des formations ou de les inciter à pratiquer l’éco conduite pour favoriser l’autonomie.

La car policy doit par conséquent faire figurer les attentes de l’entreprise concernant le comportement du conducteur : respect des procédures définies par l’entreprise, usages attendus du véhicule, obligations du conducteur en termes d’entretien…

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Les questions à se poser pour rédiger sa car policy

La car policy doit partir d’une réalité de terrain et non d’une vision fantasmée ! Posez-vous par conséquent les questions suivantes :

• Les kilométrages de vos salariés sont-ils adaptés à leurs besoins ?
• Les véhicules peuvent-ils être utilisés à titre personnel le week-end ?
• Peut-on imaginer de partager les voitures, favoriser les déplacements en transports en commun, la visioconférence, le travail à domicile ?
• Doivent-ils accéder à des ZFE-m ?
•  Quel est le nombre de kilomètres quotidien de chaque profil d’utilisateur pour adapter l’autonomie et les solutions de recharge de la batterie pour les véhicules électriques ?

En fonction des réponses à ces interrogations, rédigez la car policy en favorisant les usages permettant d’optimiser le TCO. L’élaboration de cette charte doit également tenir compte du verdissement du parc imposé par la loi LOM et la loi Climat Résilience.

Que mettre dans sa Car policy ? Notre checklist

Admissibilité et utilisation des véhicules

• Critères d’admissibilité pour les employés ayant droit à un véhicule de fonction.
• Utilisation autorisée des véhicules de la flotte (trajets professionnels, personnels, etc.).
• Règles concernant les tiers autorisés à utiliser les véhicules.

Types de véhicules et niveaux d’équipement

• Description des différents types de véhicules disponibles dans la flotte.
• Exigences en termes de niveaux d’équipement et de sécurité des véhicules.
• Politique concernant l’achat, la location et la vente de véhicules.

Maintenance et entretien

• Responsabilités de l’employé pour l’entretien régulier et la maintenance des véhicules.
• Politique de remplacement des pièces d’usure et de réparations.
• Procédures à suivre en cas de panne, d’accident ou de vol.

Assurance et responsabilité

• Couverture d’assurance pour les véhicules de la flotte.
• Responsabilités de l’employé en cas d’accident ou de dommages.
• Politique concernant les infractions routières et les amendes.

Conduite responsable

• Règles de conduite à respecter pour assurer la sécurité sur la route.
• Interdiction de l’utilisation de téléphones portables en conduisant.
• Politique concernant la consommation d’alcool et de drogues au volant.

Suivi et rapport

• Méthodes de suivi de l’utilisation des véhicules (kilométrage, consommation, etc.).
• Rapports périodiques à fournir par les employés sur l’utilisation des véhicules.
• Procédures de contrôle et de vérification des véhicules.

Sanctions et non-respect

• Conséquences en cas de non-respect des règles de la car policy.
• Procédures de signalement des infractions ou des abus.
• Mesures disciplinaires pouvant être prises en cas de violation répétée des règles.

Révision de la car policy

• Fréquence de révision et d’actualisation de la politique.
• Processus d’évaluation des besoins et des changements potentiels.
• Communication et formation des employés sur les mises à jour de la politique.