Car policy 2017 : mode d’emploi

Vous renouvelez votre parc ? Vous cherchez à optimiser vos coûts ? A adapter vos véhicules aux besoins de vos collaborateurs ? Définissez votre politique de gestion de flotte pour l’année, votre car policy 2017.

Une « car policy » est une charte qui fixe les conditions d’utilisation des véhicules de l’entreprise. Elle a vocation à rassembler en un document unique, les droits et les obligations des collaborateurs vis-à-vis des véhicules qui sont mis à leur disposition. La car policy répond à deux objectifs. D’abord éviter tout litige avec les collaborateurs en établissant des règles précises et acceptées de tous. Ensuite, mettre en œuvre les conditions favorables à la maîtrise du TCO (Total Cost of Ownership) de la flotte. Vous pouvez ainsi espérer réduire le kilométrage de vos collaborateurs, voire le nombre de véhicules utilisés. Rédiger une car policy, c’est, en quelque sorte, écrire une loi qui pose les fondements de l’utilisation mécanique des véhicules, mais aussi sur l’organisation et l’optimisation des trajets !

Car policy 2017 : partir d’un état des lieux objectif et fixer la feuille de route

Commencez par faire le point sur votre flotte automobile et sur vos intentions. Il ne s’agit pas de se limiter à dresser une simple liste des véhicules mais bien de cerner les besoins réels de l’entreprise. Réunissez autour de la table la direction générale, la direction financière, les responsables des achats et le gestionnaire de flotte. Là, définissez les marques, les modèles et les différents niveaux d’équipement des véhicules. Fixez ensuite la durée d’utilisation et le kilométrage maximum par modèle.

Impliquer les collaborateurs dans l’entretien des véhicules

La charte a notamment pour mission d’influer sur le comportement des collaborateurs vis-à-vis des véhicules mis à leur disposition. Il est judicieux de les impliquer dans le suivi et l’entretien du parc. La car policy doit par conséquent faire figurer les attentes de l’entreprise concernant le comportement du conducteur : respect des procédures définies par l’entreprise, usages attendus du véhicule, obligations du conducteur en termes d’entretien… Attention toutefois, la charte doit partir d’une réalité de terrain et non d’une vision fantasmée ! Posez-vous par conséquent les questions suivantes : les kilométrages de vos salariés sont-ils adaptés à leurs besoins ? Les véhicules peuvent-ils être utilisés à titre personnel le week-end ? Peut-on imaginer de partager les voitures, favoriser les déplacements en transports en commun, la visioconférence, le travail à domicile ? En fonction des réponses à ces interrogations, rédigez la car policy en favorisant les usages permettant d’optimiser le TCO.