Voiture de fonction ou de service : différences et obligations employeurs

Le véhicule d’entreprise, un outil stratégique

En France, le véhicule d’entreprise occupe une place majeure dans l’organisation du travail : d’après le bilan d’Arval Mobility Observatory, 792 086 immatriculations VP/VUL ont été enregistrées en 2024. Choisir entre voiture de fonction et voiture de service est bien plus qu’une simple question d’usage : c’est un levier de fidélisation des talents, de gestion RH et de maîtrise budgétaire. Ce guide complet vous aide à faire les bons choix pour votre entreprise.

Voiture de fonction ou voiture de service : quelles différences ?

Voiture de fonction : usage professionnel et personnel

La voiture de fonction est mise à disposition de façon permanente à un salarié, y compris pendant ses week-ends et congés. Le véhicule peut être utilisé pour des déplacements privés, avec la possibilité de transporter des proches, voire d’en faire un usage familial si l’employeur l’autorise.

En pratique : elle est souvent attribuée aux cadres, commerciaux, dirigeants ou VRP (Vendeur, Représentant et Placier).

Voiture de service : usage exclusivement professionnel

Le véhicule de service est affecté à une mission professionnelle précise. Il est utilisé sur le temps de travail, pour des déplacements liés à l’activité de l’entreprise : chantiers, livraisons, interventions, rendez-vous clients, etc.

Il est rapporté sur site en fin de journée, n’est pas nominatif, et peut être partagé.

Quid des trajets domicile-travail ?

• Voiture de fonction : les trajets domicile-travail sont inclus sans restriction.
• Voiture de service : ces trajets ne sont autorisés que si une clause explicite est prévue dans le contrat ou un avenant.

Cadre juridique et obligations de l’employeur

La voiture de fonction, un avantage contractuel

Il s’agit d’un avantage en nature inscrit dans le contrat de travail. Son usage, sa restitution et sa fiscalité doivent être précisés. Le retirer revient à modifier le contrat, et nécessite donc l’accord du salarié, souvent avec compensation.

La voiture de service, une mise à disposition libre

La voiture de service peut être affectée ponctuellement. L’employeur peut la retirer sans concertation, car elle ne constitue pas un avantage en nature. Son usage peut être encadré par une clause de mise à disposition.

Obligations générales de l’employeur

• Permis de conduire : une copie doit être conservée par l’employeur.
• Déclaration annuelle 2025 : tous les véhicules de fonction utilisés à titre privé doivent être déclarés chaque année (type, durée, kilométrage).
• Car policy : l’usage et le choix des véhicules de fonction sont encadrés par une politique interne.
• Géolocalisation : le salarié doit pouvoir désactiver la géolocalisation lors des usages privés.

Fiscalité et frais : rôles de l’employeur et du salarié

La voiture de fonction : un revenu imposable

L’utilisation privée génère un avantage en nature soumis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales.

Mode de calcul de l’avantage en nature :

La voiture de service : neutralité fiscale pour le salarié

Le véhicule de service n’est pas un avantage en nature, donc non imposable. L’entreprise s’acquitte des taxes annuelles sur les véhicules (taxe CO₂et taxe sur les émissions de polluants atmosphériques).

Frais à la charge de l’employeur

Que le véhicule soit de fonction ou de service, l’entreprise prend en charge :

• Loyer, achat, entretien, assurance, carburant/charge, parking, lavage
• Cartes carburant ou mobilité pour faciliter la gestion des dépenses (ex : Mooncard, TotalEnergies Mobility)

TVA et coûts associés

• Récupération de TVA possible sur certains véhicules (utilitaires, véhicules transformés à usage professionnel). La TVA n’est jamais récupérable sur l’achat ou la location d’un véhicule de tourisme. Tous les frais d’entretien correspondants (vidange, pneus, etc.) sont également exclus de la déduction de TVA.
• Les coûts de gestion de flotte peuvent être optimisés avec la location longue durée (LLD), qui offre une souplesse fiscale et financière (entretien inclus, immobilisation du capital évitée).

Responsabilité en cas d’infraction

Le salarié reste responsable des infractions commises avec un véhicule professionnel (PV, retraits de points).

Depuis 2017, l’employeur est tenu de dénoncer le conducteur en cas d’infraction constatée, sous 45 jours. Le non-respect de cette obligation entraîne une amende jusqu’à 750 €.

Comment choisir ? Les bons critères stratégiques

Le choix entre voiture de fonction et de service repose sur :

• Les missions du salarié
• La volonté de proposer un avantage social (fonction) ou un outil opérationnel (service)
• Le budget dédié à la flotte
• La politique RSE et la transition vers des véhicules électriques

Une bonne gestion de flotte repose aussi sur des outils digitaux pour suivre et optimiser l’usage des véhicules, la centralisation des dépenses pour mieux contrôler les coûts et un choix optimal entre achat, LLD ou autopartage selon les besoins.

FAQ – Vos questions, nos réponses

Un salarié peut-il rentrer chez lui avec une voiture de service ?

Oui, uniquement si c’est explicitement autorisé par l’employeur.

Qui paie le carburant pour les déplacements professionnels ?

Dans les deux cas, l’employeur prend en charge les frais, souvent via une carte carburant.

Quels sont les avantages d’une voiture de fonction ?

Liberté d’usage, confort, valorisation salariale, image professionnelle.

Et pour une entreprise, quel est le meilleur choix ?

Cela dépend du profil des collaborateurs, du budget disponible et de la stratégie RSE.

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Source : Arval Mobility Observatory 

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